Belege, Geschäftsbriefe

Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmerinnen bzw. Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen u. a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege mindestens zehn Jahre aufbewahren. Empfangene und abgesendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind, müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder – bei Bilanzen – mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss fest- bzw. aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung).

Ablauf der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2024

Zum Jahreswechsel können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2014 vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Dokumenten der letzte Eintrag im Jahr 2014 erfolgt ist. Handels- oder Geschäftsbriefe, die in 2018 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahr 2018 und früher können ebenfalls vernichtet werden.

Ausnahme

Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht besteht unabhängig vom Verstreichen der Aufbewahrungsfrist, wenn die Dokumente für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind. Auch der Zeitpunkt der Zustellung von Bescheiden oder grundsätzlich das Datum der Abschlusserstellung für die betroffenen Jahre ist zu berücksichtigen.

Besonderheiten bei Einkünften über € 500.000,00

Kapitalanlegerinnen sowie Kapitalanleger und im Übrigen auch sonstige Steuerpflichtige (z. B. Vermieterinnen und Vermieter), die sogenannte Überschusseinkünfte im Sinne des Einkommensteuergesetzes erzielen und diese positiven Einkünfte im Kalenderjahr 2024 mehr als € 500.000,00 betragen haben, müssen Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufbewahren (§ 147a Abgabenordnung/AO). Bei zusammenveranlagten Ehegatten sind die Einkünfte eines jeden Ehegatten maßgebend. Die Aufbewahrungspflichten gelten, solange die Einkünftegrenze überschritten wird; sie enden mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die maßgebliche Betragsgrenze nicht mehr überschritten worden ist. Einkünftebezieherinnen und Einkünftebezieher über der Betragsgrenze können zum Jahresende 2024/2025 Unterlagen aus dem Jahr 2018 und früher vernichten.

Stand: 26. November 2024